Polityka prywatności

§1 Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników korzystających z serwisu HerpAI dostępnego pod adresem: https://herpai.cloud

Administratorem danych osobowych jest:

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych: [email protected]

§2 Zakres zbieranych danych

Podczas korzystania z serwisu HerpAI możemy przetwarzać następujące dane osobowe.

Dane podawane przy tworzeniu konta

• adres e-mail
• imię
• nazwisko
• hasło (przechowywane w systemie uwierzytelniania administratora)

Dane techniczne

W celu zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu przetwarzane mogą być również:

• adres IP użytkownika
• identyfikator sesji
• informacje o przeglądarce i urządzeniu (user-agent)
• pliki cookies

Dane dotyczące płatności

W przypadku korzystania z płatnych funkcji serwisu przetwarzane mogą być:

• identyfikator transakcji płatniczej
• status płatności

Administrator nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych. Dane te przetwarzane są wyłącznie przez zewnętrznego operatora płatności.

Dane systemowe

Serwis przetwarza również dane techniczne związane z działaniem konta użytkownika, w tym identyfikatory kont oraz dane sesyjne niezbędne do utrzymania aktywnej sesji użytkownika.

§3 Cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• utworzenie i utrzymanie konta użytkownika
• umożliwienie logowania do systemu
• świadczenie usług w modelu SaaS
• obsługa płatności za usługi
• obsługa zapytań użytkowników i wsparcia technicznego
• analiza działania systemu i poprawa jakości usług
• zapewnienie bezpieczeństwa infrastruktury informatycznej

Podstawą prawną przetwarzania danych jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy (świadczenie usługi)
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne administratora
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratora (bezpieczeństwo systemu, analiza działania usługi)

§4 Wykorzystanie technologii sztucznej inteligencji

Serwis HerpAI wykorzystuje modele sztucznej inteligencji w celu analizy danych związanych z hodowlą zwierząt.

System został zaprojektowany w taki sposób, aby:

• ograniczać analizowane dane do zakresu tematycznego związanego ze zwierzętami
• odrzucać dane niezwiązane z zakresem działania systemu

Dane przekazywane do systemów analitycznych wykorzystywane są wyłącznie w celu realizacji zapytań użytkowników.

Administrator korzysta z usług zewnętrznych dostawców technologii AI. Dane przekazywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji funkcji systemu.

§5 Podmioty przetwarzające dane

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie administratora, w szczególności dostawcom usług technologicznych niezbędnych do funkcjonowania serwisu, w tym:

• dostawcom infrastruktury technologicznej
• dostawcom usług analizy danych i sztucznej inteligencji
• operatorom systemów płatności
• dostawcom usług komunikacyjnych

Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług na rzecz administratora.

§6 Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, a także przez okres wymagany przepisami prawa.

W szczególności:

• dane konta użytkownika – do momentu złożenia przez użytkownika wniosku o anonimizację danych
• dane związane z obsługą konta – przez okres korzystania z usługi oraz przez czas niezbędny do realizacji obowiązków prawnych administratora
• dane związane z płatnościami i rozliczeniami – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego, nie dłużej niż 6 lat od zakończenia roku rozliczeniowego
• logi systemowe – do 60 dni w systemach aktywnych
• archiwalne dane techniczne – do 5 lat w celach bezpieczeństwa, audytu lub rozliczeń

Usunięcie konta użytkownika powoduje dezaktywację dostępu do usługi, jednak nie musi skutkować natychmiastowym usunięciem wszystkich danych, jeżeli ich dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa lub uzasadnionym interesem administratora.

Anonimizacja danych polega na trwałym usunięciu lub przekształceniu danych osobowych w sposób uniemożliwiający identyfikację użytkownika.

§7 Lokalizacja przechowywania danych

Dane użytkowników przechowywane są na infrastrukturze serwerowej administratora zlokalizowanej na terytorium Polski.

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

§8 Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies w celu zapewnienia prawidłowego działania platformy.

Pliki cookies mogą obejmować:

• cookies sesyjne umożliwiające utrzymanie sesji użytkownika
• cookies związane z procesem uwierzytelniania

Pliki te są niezbędne do prawidłowego działania serwisu.

§9 Prawa użytkownika

Użytkownik ma prawo do:

• dostępu do swoich danych
• sprostowania danych
• usunięcia danych
• ograniczenia przetwarzania
• przeniesienia danych
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
• złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Użytkownik może również:

• usunąć konto użytkownika
• zmienić dane konta
• złożyć wniosek o anonimizację danych

Usunięcie konta nie jest równoznaczne z natychmiastowym usunięciem wszystkich danych archiwalnych, jeżeli ich przechowywanie jest wymagane przepisami prawa lub uzasadnionym interesem administratora.

§10 Dane innych osób

W ramach korzystania z serwisu użytkownicy mogą wprowadzać dane innych osób w zakresie niezbędnym do zarządzania własną hodowlą zwierząt.

Użytkownik wprowadzający takie dane zobowiązany jest do zapewnienia, że posiada podstawę prawną do ich przetwarzania.

§11 Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub nieuprawnionym ujawnieniem.

Środki te obejmują m.in.:

• szyfrowanie komunikacji sieciowej
• kontrolę dostępu do systemów
• monitorowanie działania systemu
• mechanizmy uwierzytelniania użytkowników

§12 Zmiany polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w przypadku zmian technologicznych, prawnych lub organizacyjnych.

Aktualna wersja polityki publikowana jest na stronie serwisu.

§13 Kontakt

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z administratorem: [email protected]